档案行政执法检查，是指档案行政管理部门依法行使档案行政执法职责，把档案法律、法规和规章的规定适用于有关具体对象或档案违法案件的行政管理活动。档案行政执法检查作为推进档案法治建设的重要手段，对于加强和改进新形势下依法治档工作有着现实且深远的意义。

为了全面摸清淮安市各单位贯彻执行《档案法》的情况，总结经验，解决存在问题，进一步提高全市档案工作管理水平，市档案局已连续多年开展对全市近200家市直机关、企事业单位、大中型企业以及大中专院校等部门档案工作行政执法检查。作为市档案局行政执法队伍中的一员，已连续四年参加了执法检查工作，下面就谈谈自己对档案行政执法检查工作的几点思考。

一、档案行政执法检查基本情况

市档案局现有行政执法人员15名，已超过局现有行政工作人员的50%，执法队伍每年仍在不断发展壮大中。2011年至2013年，市局分3个执法小组分别对市17个档案协作组197家单位进行抽查，检查内容为以下9个方面：1.档案工作机构的建立和专兼职档案人员的配备、培训情况，档案管理制度建立情况；2.档案专用库房和档案设施设备的配备以及档案安全保管情况；档案工作经费投入情况；3.国家档案局第8号令贯彻落实情况以及本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》制定情况；4.各门类档案（文书、基建、科技、会计、声像、电子档案等）收集、整理、保管、统计、鉴定以及利用情况；5.单位各部门档案向档案机构或人员移交情况；进馆序列单位档案向市档案馆移交情况；6.档案检索工具的编制情况和档案信息化工作开展情况；7. 档案统计年报和档案工作信息报送情况；8. 对下属单位档案工作的监督、指导与检查情况；9.有无档案管理违法违纪行为。检查分两个阶段进行：第一阶段，由各单位自查并形成自查报告与自查打分表；第二阶段，由市档案局联合档案协作组组长单位对各组成员单位进行检查，并对照检查表逐项进行评分。最终形成总结通报。

鉴于档案执法队伍人手少，检查时间过于集中，而检查面又广，难以确保三年内能抽查到所有单位。市档案局从2014年开始，改变检查方式，改为分协作组普查。2014年选取了市住建、银行、保险及大中型企业4个档案协作组43家单位，全面推行普查机制，一家不漏地开展档案行政执法检查。

综合2011年至2014年的检查结果，其中只有两家不合格单位，分别是两家企业单位。

二、   检查中发现部分单位存在的具体问题

1、部分单位档案意识淡薄。突出表现在：有些单位分管档案工作的领导分而不管，不解决档案工作遇到的实际问题；有些单位制定了档案管理制度但执行不到位；有些单位档案人员兼职过多、更换频繁，造成了档案管理混乱。

2、档案保管软硬件条件不到位。突出表现在：有些单位没有单独设立档案室，档案不能实行集中统一管理；有些单位档案保管"八防"措施不到位，档案库房里堆放杂物，档案保管存在安全隐患。

3.档案员业务能力不强。突出表现在：有些单位档案员没有参加档案业务培训，业务不熟悉，造成档案收集不齐全，整理不规范；有些档案员忽视对声像、科技、电子文件等门类档案的归档整理。

4、档案现代化管理进程缓慢。突出表现在：有些单位没有配备专门档案管理软件，档案信息化建设缺乏投入，档案管理和利用方式落后，严重影响了档案资源的开发利用。

上述情况，在很大程度上影响了单位的档案工作质量和档案管理水平。

三、   原因及风险点分析

1、档案意识薄弱。一直以来，档案工作一直被社会各界忽略、忽视，档案行政管理部门被认为是弱势部门、清水衙门，缺乏威信，毫无权力可言，导致一些部门在接到档案检查通知时，领导就不够重视，不积极做好迎检准备，反而以工作繁忙为借口企图避开检查。单位领导人对档案工作的不重视，直接导致档案员对档案工作也不重视，档案员频繁更换，兼职太多，根本没有时间坐下来静心整理档案。个别领导甚至以办公面积受限、经费紧张为由，忽视档案室的硬件建设，严重影响档案实体安全。

2、档案执法不力。档案行政管理部门执法力度不够也是纵容一些单位忽视档案管理的一大重要因素。档案执法检查多年，却没有开出一张整改通知和行政处罚决定书，执法过程中面临着一现实的风险点：人情面子。考虑到部门之间工作检查的相互性，一是不敢向强势部门下手，害怕自己单位的其他工作被检查时受到牵制，从而影响对方单位给出客观的考核结果，影响单位年终市委、市政府各项工作综合考评；二是社会交往人与人之间的联系，导致碍于熟人情面，不好意思处理，档案执法最终变成了软执法。

四、几点对策

1、加强对领导干部的档案法律法规宣传教育。《中华人民共和国档案法》于1987年就已经颁布实施，档案部门每年也一直不断地在丰富普法形式，加大普法宣传力度，但在执法过程中发现，仍有部分领导干部至今不知道档案工作还有法。因此建议改变以往开展的档案人员普法培训教育，应当扩大层面至领导层，一个单位的领导重视档案工作，档案工作自然开展的顺利。

2、注重对档案行政执法队伍的建设。档案行政执法队伍素质的高低直接影响档案执法的效果，建设一支高素质、业务精的档案执法队伍尤为重要。目前市档案局15名执法人员，除一名同志是法律本科外，其余均是其他专业，因此加强对档案行政执法人员的培训迫在眉睫。档案执法人员不仅要熟悉档案法律法规，而且还必须学习与执法有关的法律法规，掌握执法程序，避免在执法过程中出现行政不当等行为，树立良好的档案执法形象。

3、加大档案行政执法力度，执法必严。档案行政执法检查长期以来一直是强制力不够，不敢动真碰硬。江苏省委办公厅和省政府办公厅发布的《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》明确突出了"依法治档"的工作方略，各级党委、政府要支持档案行政管理部门依法管理档案事务，严肃查处违法行为，规范档案管理秩序。档案行政执法人员应当坚持执法标准，严格执法程序，勇于执法，对于发现的典型档案违法案件要严肃查处，并形成通报，从典型抓起，达到惩戒教育的作用。积极引导各单位切实贯彻执行档案法律法规，不断强化档案法制意识，切实做好依法管档工作，建立健全档案管理制度，用制度管人、管事、管档案，促进档案管理水平不断提高。

4、落实激励措施，提高档案工作积极性。依照《淮安市档案管理办法》（淮政发[2007]197号）第23条规定：在档案工作中成绩显著的应给予表彰或奖励。按照这一规定，在档案执法检查中获"优秀"等级单位的档案工作分管领导、部门负责人和档案工作人员，应由所在单位给予奖励。市档案局也正在开展"淮安最美档案人"推荐评选工作，宣扬展示全市优秀档案工作者的风采，进一步调动和激发全市广大档案工作者的积极性和创造性，以典型示范推动依法治档进程。

 

作者姓名：顾文

工作单位：淮安市档案局