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中小型水利工程档案管理工作现状及对策
发布时间：2011-12-25 【关闭】
【摘要】水利工程在勘探选址、投资建设、管理运用过程中形成的工程技术档案，对工程管理单位在其履行职能、科学研究等相关领域，起着举足轻重的凭据、指导、借鉴等作用。笔者浅析了部分属地管理的中小型水闸在档案管理工作方面的现状及成因，并提出解决之道。
【关键词】水利工程；档案管理；现状；对策；
1.概述
江苏跨江临海，地处江淮沂沭泗几大流域下游，水网密布，湖泊众多，全省国土面积仅占全国总面积的1%，水面则占全国的9.9%。作为水利大省和水利强省的江苏，历来重视水利建设与管理。仅近十年来，江苏水利建设累计完成投资近400亿元，各类大中小型水利工程星罗棋布，组织成一张缜密的防洪保安网络，为江苏的经济发展起着保驾护航的作用。
为了全面推进我省水利工程管理规范化、法制化、现代化建设，保障水利工程安全，省水利厅制定了《水利工程管理考核办法》（试行）及其考核标准，作为考核内容之一的档案管理工作，已经成为展示单位管理水平的重要窗口。部分具备条件的水利工程管理单位档案工作，已经获得了档案行政管理部门的等级认定，取得相应的等级证书。
2.属地管理的中小型水利工程档案管理现状
2.1在我省的水利工程中，只有部分大、中型型骨干工程归由省管，更多的水利工程均由属地的市、县水利行政主管部门在管理。由于这些水利工程数量众多，规模上以中、小型工程为主，市、县的水利行政主管部门又会按区域或者水系成立相应的管理处，进行分类或分片归口管理。由于多种因数的制约，导致这些工程管理单位的档案管理工作存在一些的缺陷。
2.2管理体系设置不合理。这些市管、县管中小型水利工程由于人员编制少，他们的档案大多数由其上级部门（管理处，下同）代管，而这些上级部门往往要管理十几个乃至更多的中小型水利工程。这些中小型水利工程数量多、分布广，单从交通、经费、人力等客观条件上讲，档案管理人员去完成所有下属单位的档案资料收集、整理、立卷归档工作，确有很大的难度。收集来的档案资料，大多没有完成预立卷工作，因此，资料杂乱而没有次序，由于工程规模大小不一，部分中小型工程的档案资料，得不到足够的重视，随意丢放，因保管不善，造成了遗失。
工程管理单位在需要查阅档案时，档案却在几十、上百公里以外，造成档案的管理与使用脱节，毫无便利性可言，档案的利用率极低。这样的管理体系设置，也让基层管理单位对原始档案资料的收集、保存积极性不高，导致原始档案资料的收集渠道不畅。
2.3基本设施欠缺、从业人员业务素质偏低。很多的水利工程管理档案室，就像个旧仓库，没有三防设施，没有保证温湿度设施，没有遮光设施，没有配备计算机，还是传统的手工管理。由于没有相关的防护措施，档案案卷的虫蛀、霉变等生物损害现象严重。不适宜的光线、温湿度等加大了对档案案卷的化学损害。档案案卷在搬运、整理、传阅过程中，大量存在着折角、揉皱、撕裂、穿孔等物理损害现象。
档案管理人员大多年龄偏大，没有经过正规培训，大多数没有取得《江苏省档案人员上岗资格证书》。有的单位连兼职的档案管理人员也没有，钥匙随意放，档案随意取，无登记借阅手续，档案案卷散失现象严重。
2.4存在重文书档案轻工程技术档案。这也是个普遍现象，这和人们传统观念有关，在重要性的认知上偏向于上级下发的红头文件或者向上级报送的材料。对平时工程的检查观测、运行管理、维修养护、科学研究中所形成工程档案资料重视程度不够。在日常工作中，该记录的不记录或少记录，该收集的不收集或少收集，人为造成原始档案资料缺失。
2.5现存档案科技含量不高。现存的档案案卷里，除了部分工程建设资料外，其他大多为单位日常管理的收发文书和工程运行的日常记录类，档案的自身的科技含量不高。
3.解决现状的对策
3.1理顺管理体系。管理体系的完善，是个长期的过程。首先可以让具备条件或稍加改善就具备条件的部分大、中型及新建的水利工程单位成立自己的档案室，将档案室的设置，逐步向基层单位转移，配备专职或者兼职档案管理人员。
对于那些条件较差或小型工程，可以按照相近（相邻）原则，由几个单位组合成立公共档案室。再将档案管理工作，作为单位年终考核的内容之一，来促进基层档案管理工作的发展。
3.2重视档案管理，加大经费投入。这主要是经费投入和日常管理的问题。首先要领导重视本单位的档案管理工作，而解决这些问题，也并不需要很多资金。一方面积极争取经费，有了经费后，不能随意挪作他用，添置相关的设施器材。制定一套完整的单位档案管理制度，严格借阅手续。
积极选派文化程度高、责任心强的人员，参加档案管理人员的在职培训，做到档案管理岗位人员固定和持证上岗。
3.3消除档案类别偏差。要解决这个问题首先要纠正重文轻工的思想，提高工作人员对工程技术档案重要性的认识。这需要单位的档案管理部门，针对水利单位工作内容的特殊性，制定与工程管理内容相适应的档案资料收集工作细则，规范本单位的档案资料收集工作，从思想和制度两个方面来约束和规范单位的档案管理工作。
3.4提高档案的自身质量。在工程管理中，要紧随水利科技的进展，加大科研投入和人才队伍建设，注重使用新技术、积极采用新工艺、努力探索新方法。对创新过程中遇见的问题、解决方法进行剖析和总结。由于我省很多属地管理的中、小型水利工程，在工程形式、设备配置上都有很多的共性或者相似性，对工程在管理运用中遇见的问题和故障，管理单位之间，都有很大的研讨空间。在工程运用出现异常时，及时与工程的设计单位、施工单位沟通，结合异常时的水情、工情，进行分析。总之，中小型水利工程存在着的极大科研空间，在科研活动中所形成的档案资料，对我们今天的水利工程管理和今后的水利工程建设，功莫大焉。
4.结语。
水利工程管理单位的档案管理工作，不仅仅起着信息传承的作用，更是管理者的“辅脑”和“智力引擎”，是实现水利工程现代化建设的重要环节。因此，部分属地管理中小型水利工程的档案管理工作现状，必须得到足够的重视，亟待加强与完善。
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