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航道管理单位文书档案管理方式之我见
发布时间：2011-12-25 【关闭】
十二五是交通加快构建现代综合运输体系的关键时期，也是江苏航道为到2020年全面建成“两纵四横”干线航道网打下厚实基础的发展黄金期。交通发展的形势要求航道管理单位必须建立起一个门类齐全、结构合理、功能完备、管理科学、有效服务的具有自身特色的档案事业体系，促进档案事业与行业管理同步发展，必须大力加强档案基础设施建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案法制建设、档案规范化管理、复查和档案队伍建设。作为航道管理基层单位，笔者简要谈谈文书档案管理方式的抉择。
一、航道管理单位档案管理方式的现状。
当前系统内部一些单位主要采取单一的整理方法，或按件管理，对文书立卷全盘否定，或对文书立卷，摈弃按件管理新兴方式，出现新旧立卷方法衔接脱轨。主要表现在：一方面，原有的档案分类立卷标准与现有的按件整理档案分类标准存在差异，档案工作人员必须能及时吃透文书档案分类标准中各个环节的立卷规定，掌握文书档案分类原则。但是由于时间短，改革步伐快，很多单位档案工作人员对新旧立卷方法吃不透，造成新旧立卷方法衔接脱轨。另一方面，原有的档案装具衔接不起来。有些部门为了及时按照上级档案部门精神要求，盲目修改立卷方法，资金缺乏，装具又跟不上，给档案工作立卷，以至于以后的立卷造成负面影响。此外，还存在档案装具库存积压，造成资金浪费。文书档案立卷新旧方法不一样，档案装具也就不同，这就需要按照档案装具标准，重新订做档案装具的卷皮、卷盒等。原有库存档案装具也就不能用，装具库存积压，造成资金浪费。同时，缺乏对档案专(兼)职人员的培训学习。文书档案立卷工作日益重要。对档案资料的科学化、规范化管理，使其起到信息源、资料库的作用，对推动航道管理事业规范化、科学化发展进步作用很大，需要档案管理人员具有较高的素质，而且最好是专职的。但是不少单位档案管理人员档案意识不强，少数单位领导干部档案意识不强，档案管理力量薄弱。
二、航道管理单位档案管理方式选择原因分析
俗话说“管中窥豹可见一斑”。所有现象的出现背后一定有其深刻的主客观因素。出现上述一些现象的原因可能有三个方面。一是主要领导对档案重要性的认识不够，资金投入少，档案室设施简陋，许多单位把档案室与仓库合为一处，档案与杂物一起存放，没有得到很好保管，致使档案容易损坏或丢失；二是大部分档案员是兼任，尤其是我们航道管理单位，我们处80%的档案员是兼职的，如果他们把主要精力放在其他工作上，就会忽略、影响了档案工作；三是档案员业务水平参差不齐，档案管理人员更换频繁，新档案员缺乏必要的档案文书立卷归档管理知识，造成档案整理不规范。导致文书档案资料收集不够齐全，发文与收文之间数量相差悬殊；文书立卷整理过程中不会分类，乱整乱归，不能及时方便查借阅。
三、航道管理单位档案管理方式优选的途径
文书档案是按卷管理，还是按件管理呢？我想应该根据各单位的具体情况，认真对档案管理方式进行细致分析、客观比较、择优采用。
1、两种档案管理方式的共同点。案卷是一组互有联系的文件的集合体，是现阶段档案的基本保管单位。其内在属性是卷内文件间的有机联系，外在表现形式是用卷皮包装起来的几份文件。改革文书立卷将打破用卷来维系文件有机联系的方式，原有意义上的“卷”不复存在，但案卷原有的外在表现方式却不能抛弃。文书不立卷，不装订，因而没有了“卷”的概念，卷皮也将失去存在的意义，档案盒就代替卷皮作为外在包装工具成为档案的基本保管单元。为不引起混淆，在这里将“保管单位”改称“保管单元”，是要说明与“以‘件’为保管单位”并不矛盾。改革文书立卷，以“件”为保管单位，意思是将每份文件作为一个独立的实体，进行归档、利用等工作，但不意味着在保管方式上对文件进行零散管理。仍以档案盒为基本保管单元，理由有二。第一，方便管理。档案盒可保持文件直立存放，避免文件相互重压，达到保护档案的目的，还方便档案存取、搬运管理。第二，档案盒标识了档案的具体存放位置，具有重要的档案检索定位功能，可以方便利用。
2、两种档案管理方式的优劣分析。
文书档案按件管理档案的优点主要有一下几个方面。一是整理方法变得简单、易学。实行文件级管理档案，取消了组卷这一环节，全部档案进行年度—机构或年度—问题分类后，按形成时间、保管期限排列，使档案整理工作自然因素增强，放宽了对档案实体形式上的要求，整理方法变得简单、易学，适应了机关档案人员兼职多、流动性大的现状。二是减轻了归档工作压力，提高了工效率。实现文件级管理档案后，需归档文件可以在处理完毕后随即归档，使文书归档工作化整为零，减轻了归档工作压力，提高了工效率。三有利于档案的保护。是实现文件级管理档案后，不再是若干份文件装订在一个案卷内互相牵扯，增强了提供利用的针对性，便于档案的保管、保密和提供利用，有利于档案的保护。四是有利于计算机在档案管理上的普及与应用。由于实现了文件级管理档案，取消了案卷，只留文件级一个管理层次，既减少了数据录入的工作量，也适应了计算机直接定位于文件级条目的检索方式，提高了档案的检索速度与准确率，有利于计算机在档案管理上的普及与应用。五是避免了档案管理环节中数据的重复录入。实现文件级管理档案后，办理完毕的文件可直接进入档案整理环节，文书处理环节中形成的著录项目可通过计算机直接生成归档文件目录，避免了档案管理环节中数据的重复录入。同时文书档案按件管理也有其缺点：按件管理档案由于件的薄厚程度不同，整理容易出差错，档案利用起来容易丢失。
文书档案按卷管理的优点。文书档案按卷整理的优点是不易丢失、不易损坏档案,但是按卷整理档案缺点较多。一是主要是立卷难，不仅难在对文件的分类、鉴定、拟写案卷题名，更难在立卷工作大量繁杂重复的劳动。面对众多规定和较高要求，老档案员已觉不易，新档案员更是望而生畏，导致档案业务指导人员疲于奔命，一些单位还是有文件积压；针对同一个案卷，往往是一人一个标准，一人一个看法。二是档案检索难。在以往的管理模式下，档案检索的最后着眼点都要落在某一案卷上，其查找文件实体的方式是通过各种检索手段查到某份文件所在卷号，然后到这一卷里找到这份文件。文件检索与立卷方法没有必然联系，只要通过文件著录信息找到对应案卷，就能最终找到这份文件。这里的案卷只是为你提供了某份文件的具体存放位置。
从上述比较中，我认为不管怎么改，按卷或者按“件”进行文书档案整理，各立档单位都应遵循提高检索的精确度，方便本单位的档案工作人员易于掌握易于查找的原则。“以多快好省地开展对档案资料的利用工作为纲，充分发挥档案资料在企业、事业建设中的积极作用，来为本单位的各项工作和生产建设服务”，只要好好把握以上方针，积极稳妥的开展档案工作，对促进航道管理单位档案工作的发展起到积极作用，哪种方法都可以。
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