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浅谈维护档案的完整与安全对档案工作者的素质要求
发布时间：2011-12-25 【关闭】
档案事业真正是一项功在当代、利在千秋的事业，做好新形势下的档案工作责任重大，使命光荣。档案是党和国家宝贵的历史财富。维护档案的完整与安全是档案工作者神圣的职责。如何履行好这一职责，笔者认为，除了应具备保护档案完整与安全的物质条件，有专门的档案保管库房和现代化的管理设备外，还在于档案工作者的综合素质应不断提高，这是极为关键的一点。
一、尽职尽责做好本职工作
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案馆(室)各项业务环节的共同任务。档案工作者是每一业务环节的直接责任人，每一环节的工作做得怎样都将影响档案的完整与安全。首先是档案库房要保证达到防水、防潮、防火、防盗、防有害气体的要求，除此之外，还应注重周边环境因素对档案所造成影响，档案库房应尽量避免与其它建筑相连接，必须保持一定距离。其次档案的移交和接收。馆(室)藏档案的主要来源是靠接收与征集。对接收进馆(室)的档案资料，无论是在载体上，还是在信息的记录上,负责档案接收的工作人员应该仔细验收检查，严把进馆(室)档案质量关。比如，我们曾经在接收某一项建设工程档案时，发现其建筑竣工图、结构图的图纸上，有被水泥沙浆污染过的痕迹，部分字迹模糊褪色、界线不清，且没有任何签章手续。这样的档案一旦接收入库，极易造成霉变、破损等安全隐患，特别在以后的档案利用中，很难保证其内容的真实性。这点说明，对档案的安全保护，不仅要求对已进馆档案的安全加以保护，对未进馆或待进馆的档案安全保护意识同样要加强。所以各级负责档案的工作人员，有责任主动上门，多向基层工作人员，特别是制作、产生各门类档案资料的有关人员进行必要的宣传、督促、检查、指导，从源头上抑制进馆(室)档案的安全隐患，以便待进馆档案的保管、保护和利用。第三，档案保管工作。要按照确保档案实体不损毁、涉密信息不泄漏、破损档案修复不遗漏的要求，落实档案安全保管各项措施。维护档案的完整与安全，从一定意义上讲，更是档案保管工作的中心任务。那么档案保管工作人员的责任更是重大，一方面要保卫档案库房的安全，要预防室藏档案文件的损坏，认真细致的做好各项防护工作；另一方面对损坏的档案要及时进行修裱、对丢失的档案要及时进行追查，尽可能地最大限度地延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。第四，档案利用工作。档案馆(室)保存档案的目的，就是针对社会各方面的需要，根据现有馆(室)藏档案，开发信息资源，积极提供档案利用，为社会主义建设事业服务。负责档案利用的工作人员，在履行服务职责时，对于特别珍贵历史资料，古稀文本、易脆易损的文件、贵重的照片、影片、录像录音等原件,在提供利用时更要倍加监护和管理，要确保档案的完整。在复制档案、外借档案使用时，应严格按照制度执行，履行审批手续，同时督促借阅者按期归还；在收回借出的档案时，对案卷的数量和卷内文件情况需要及时细致的检查，确保档案完好无损。由此看来，档案的安全隐患无处不在，无时不在，维护档案的完整与安全无不体现在具体的小事上。档案工作者的职业道德行为、严肃认真的工作态度，点点滴滴都肩负着维护档案的完整与安全的重大职责，只有尽职尽责做好各自的本职工作，档案的完整与安全才有保障。
二、勤奋学习刻苦钻研提高业务技能
档案工作具有“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用，能够为政治建设、经济建设、文化建设和社会建设服务。维护档案的完整与安全不是随意的，是科学的，严谨的。这就要求档案工作者必须勤奋学习，刻苦钻研，不断提高业务技能，才能履行好自己的职责。第一，要尽心尽职，采取多种措施，千方百计地延长档案的寿命。这不仅是档案专家、学者们研究的问题，很多情况下更是档案工作者直接需要掌握和了解的问题，也是每个档案馆(室)的基本工作任务，对此，档案工作者应多渠道、多方式学习新技术、新知识，必须自觉学习和探讨相关理论，不断掌握专业业务技能，根据不同的种类，不同性质档案，确定和改善保护条件，最大限度地延长档案的寿命。第二，档案行政执法问题。面对一些不重视档案，任意破坏档案或拒绝移交档案的违法违纪行为和事件，我们必须运用法律手段来维护档案的完整与安全。要开展好这项工作，必须认真学习有关档案工作的法律法规，了解和掌握行政执法基本理论，特别是在履行行政处罚时，要正确确认违法行为的界限，确认违法行为事实，证据的收集、遵守法定程序、合理合法裁量。档案工作者只有知法懂法，才能做好运用法律手段来维护好档案的完整与安全。第三，档案信息安全问题。随着现代信息技术的飞速发展和网络的日益普级，数字档案的建设发展已成为必然。在档案信息化建设的过程中，档案信息安全保护及为重要。纸质档案因为载体和记录的信息是结合为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就基本得以保存；而照片、磁带、录像带、磁盘、光盘等其它载体档案的安全不仅要做到防潮、防污染、防磁场、防挤压变形或磨损等必要的保护外，对档案信息的保护就不是那么简单的了，因为电子文件信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使档案信息随时面临着被修改、被盗窃、被攻击、甚至被销毁的危险，另外电子文件信息保护还面临着电脑病毒的破坏等。如何保障电子文件、档案网络系统、档案信息系统的安全，应是现代档案保护技术学一项新的课题。就基层档案工作来说，因为编制、经费等问题，不是想要有什么专业人才就能有什么专业人才的，但是事情还是要做，工作还是要开展。在实际工作中，如何保证做到预防信息盗窃、防攻击、防病毒传播、防非法访问等，如何掌握对数据库备份、数据库密级设定，用户利用权限控制安全建设等，这就要求现有工作人员，要勤奋学习，刻苦钻研保障档案信息安全措施基本知识，掌握计算机操作技术，还要深入学习和掌握数字档案的基础理论、档案信息化建设基本理论，不断提高确保档案信息安全、网络安全、系统安全的业务技能。
三、甘于平凡淡泊名利乐于奉献
维护档案的完整与安全是一项长期性的工作任务，档案工作枯燥、寂寞、成年累月埋头伏案、收集、整理、装订、抄写、保管等，工作既烦琐又清苦。这就需要每一位档案工作者具备甘于平凡、淡泊名利和乐于奉献的高尚品格。要守得住清贫、耐得住寂寞，安心、静心、潜心致力于档案工作，在平凡的岗位上锤炼自己，用非凡的业绩为平凡岗位添彩。要拼弃一切个人私念，保持一种良好的心态和工作热情，乐观向上的投入到档案事业中去。
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