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如何做好航道工程档案管理工作
发布时间：2011-12-25 【关闭】
随着我国社会主义市场经济的持续发展，航道建设工程档案在社会中起着越来越重要的作用。航道建设重点工程档案是航道建设的历史记录，是重点工程的真实写照，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。近年来，航道建设步伐的加快，重点工程项目逐年增多，如何保证重点工程档案的真实、准确与完整，是工程档案工作者面临的一项艰巨任务。做好航道建设工程档案管理工作，关键要做好以下四个方面。
1、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络
加强对档案工作的集中统一管理是航道工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。设立专职档案员，由各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成了全部的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。无论是在工程各阶段还是在单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
2、转变观念，超前预备，施行科学管理
长期以来，我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔、工作不能创新，领导也不是很重视，对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识，没有很好地和有关部门主动联系，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念，制定一系列措施，对工程档案进行超前管理。
从实际情况看，航道工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多、经历时间长，稍有疏忽就可能遗漏，不易引起档案人员的足够重视。所以为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员首先了解航道工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了解每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。
我们坚持以规范化的作业方式，把应该收集旧档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷，可以装订成正规卷的及时把它们装订成正规卷，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。
3、强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平
航道工程档案具有"次性"和不可回复性的特点。客观上对我们档案工作人员的素质提出了更高的要求。要求从事航道工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。我们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与航道工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。因此，为达到航道工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训：讲解航道工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档，并讲解具体的归档范围。同时，按照我们档案整理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，在工作中更好的发挥，注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。
4、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作。积累贮存档案是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。航道工程档案的形成是航道工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给航道工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和航道工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施电脑化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们航道事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
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