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加强房产权属档案管理 提高房产权属档案质量
发布时间：2011-12-25 【关闭】
房产权属档案是在房产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房产权属工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录和重要依据。加强城市房产权属档案管理，是有效保护和利用城市房产权属档案的基础工作。目前我区房产权属档案管理工作还存在收集不规范、制度执行不严格等问题，与建设部《房地产交易与权属登记规范化管理单位考核标准》中的房地产交易与权属管理要求还有差距，直接影响房地产交易与权属登记规范化。结合本地实际，笔者认为，做好房产权属档案工作应从以下几方面入手：
一、认真登记办理，保证房产权属档案收集的准确性
房地产交易与权属登记办证的收件环节是房产权属档案收集的重要基础环节。房产权属档案文件收集，是指房地产管理单位的档案室以及单位内设各部门的专、兼职档案人员，按照文件归档的规定和收集的要求，收集散存于本单位部门及个人手中文件材料，并对这些材料进行筛选，将其集中为下一步系统化整理做好准备。
产权人申请办证填写申请表时，必须由产权人亲自填写申请，产权人无法亲自到场申请的应写委托书办理，申请表使用蓝、黑水笔填写，字迹清晰不得涂改，确实出现误笔的在原处加盖产权人私章，确保申请的真实性。办理房产转让登记时，交易双方当事人持身份证、结婚证及相关证件到办证窗口，由经办人员核对查验其真实性，并在复印件上加盖核对专用章，证明复印件与原证件核对相符，核对人签名，标明年、月、日。核对证件结束，交易双方于申请表加盖右手大拇指印，交易双方各自留下指模表示对此次交易认可，为今后可能发生的房产纠纷提供有效凭证。这样产权人在房地产活动中就直接形成了有价值的原始的记录。
收件人员核对完证件及申请表后，把产权人的相关信息输入房地产管理信息软件中同时由产权人申请加载密码，产权人申请的密码将永久地保存于房地产管理信息软件中。产权人要进行再次交易或抵押时，须输入准确的密码方可交易与抵押。此举保护了产权人的财产安全，杜绝了虚假交易和抵押登记现象。例：刘三与李四合买店铺，李四共有权人长年在外为保障权利，申请加密。刘三虽通过其他途径取得房产证及身份证来办抵押却不能输入准确的密码而不能贷款。
二、严格审查复核，保证房产权属档案收集的完整性
根椐《城市房地产权属档案管理办法》第八条规定，收件人员在办理房地产交易与权属登记的收件环节中应掌握归档范围，认真审查每一份文件材料，防止遗漏。房屋所有权证、他项权证的印刷编号在房地产管理信息软件的档案系统中皆有备查领用记录。缮证人员对这宗业务受理完毕准备进行缮证时，应先输入由档案室领用的权证印刷编号，于是这宗业务自动生成的房屋所有权证号、他项权证号与其印刷编号是唯一的一一对应关系。此举可提高真、伪证本的识别能力令假证无立足之地，从而维护了正常的房地产交易秩序，稳定了房地产市场。
使用房地产管理信息软件从收件——受理——初审——复核——审批——校对——缮证——归档8个环节，全部实现计算机管理。在归档环节软件自动生成案卷号。档案人员根据案卷顺序号依次排列归档入库即可。当查阅档案时，任意输入所有权人、共有权人或所有权证号、共有权证号，都可准确查到案卷号方便地调阅档案，令档案员从繁重的工作中简化出来。房产权属档案的完整，为产权人纳税提供依据，为律师、司法机关及时地提供了房地产信息。
三、规范立卷归档，保证房产权属档案的质量
档案整理实行档案登记制度，登记工作完成后经审查无误进行立卷归档，归档文件材料根据相关要求执行整理。
以“件”为单位体现简约性，每宗业务的完成形成独立的一件房地产档案。档案人员在准备整理每“件”权属档案时，应先对收件人员开具的“收件收据”进行核对，看必收要件是否有遗漏、核对所收材料为原件或复印件、所收材料非规范用纸的按A4纸的标准折叠。件内文件材料的前后顺序根据相关要求依次排列，排列完毕后进行编页码；打印“件”内文件目录即顺序号、题名、页号、备注；打印卷宗封面即权证号、产权人、房屋座落、案卷号、归档时间。装订文件是归档文件整理的基础环节，装订使用档案装订线，采用“三孔一线法”装订，线头在背面中孔处打结。装订完毕后检查必须保证件内文件不掉页、不压字、不影响阅读使用。按“件"整理，按“件”装订，十“件”为一盒。文件装盒填档案盒表面栏目，保管期限为长久、在盒脊标注盒号、起止件号。根椐电脑系统自动生成的案卷号依次排列盒号入库上架。
使用电子扫描仪体现兼容性，为电子档案做好前期准备，对原始资料进行扫描前，应先起出其金属物，对破损的进行修裱，整本的先进行拆分后分页扫描，做到信息完整、图像清晰美观，扫描拼接后符合原意。
四、健全规章制度，保证房产权属管理的安全。
建立健全房产权属管理规章制度，规范日常操作，是提高房产权属档案管理的保证，具体包括：
1、确立档案室工作制度，明确档案员工作岗位责任；
2、档案清点交接制度，工作人员变动时的清点交接；档案接收入库时清点交接；档案调阅利用后清点交接；并做移交表册。
3、统一管理制度，房地产交易登记档案、房地产抵押档案、声像档案、会计档案、文书档案、科技档案统一移交档案室管理。
4、监督制度，查、调阅档案由当事人、产权人或工作人员提出申请经分管领导审批，档案人员陪同复印，查、调阅后签字并填写查、调阅利用结果．
5、检查制度，成立工作检查小组，开展定期检查与抽样抽查。
6、档案销毁制度、档案利用制度，确保房产权属档案的安全与利用。
7、数据备份制度，管理得当的网络系统，数据备份和异地存放安全可靠，符合保密要求，确保任何情况下已备份的不丢失，不泄密。
综上所述，房产权属档案的准确性和完整性是提高房产权属档案管理的基础，建立健全房产权属档案管理制度，是提高房产权属档案管理的保证。当然，高素质的档案人员决定高水平的档案工作，档案管理人员素质在档案管理中的作用也不容忽视。应根据房产权属档案的工作量配备数名执业上岗的专业人员，以适应工作的需要；要改善档案人员知识结构，组织学习《档案法》、《房地产法》、《保密法》等相关知识，定期充电接受继续教育，培养一专多能的复合型人才，以促进房产权属档案管理水平的提高。
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