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火电厂机组设备档案管理的新认识
发布时间：2011-12-25 【关闭】
火力发电厂机组设备的安全、稳定和经济运行，决定和影响着企业的生存和发展。发电厂的机组设备档案不能直接为企业创造产值，但完整、准确、系统的设备档案确是保障机组正常运行，进行技术改进、设备维护和更新、扩大再生产以及处理生产技术问题不可缺少的重要依据。
科学、合理地管理和开发利用机组设备档案信息资源，更好的为机组的安全和稳定运行服务，是档案人员不断努力实现的目标。近年来的工作实践告诉我们，要真正提高火电厂机组设备档案管理水平，应该从创新工作思维的角度，不断地进行研究与实践。对此，笔者有如下认识：
1．采取新举措，强化设备文件形成积累环节。
1.1收集工作应从文件形成期抓起。我们改变了设备档案管理习惯性从设备开箱开始的模式，将管理前移至设备管理每个工作环节的源头——文件形成期。机组设备文件材料（随机材料除外）形成并来源于计划采购、技术主管、生产、检修等部门和相关人员，且种类繁多、形式多样、时有变更，其收集难度相对较大。因此，要想把每台机组、每台设备一一对应的科技文件材料收集齐全完整，必须以机组设备为主线，从计划、购置到运行、维护和设备更新改造等各个环节的文件形成期开始抓起。实践证明，也只有从各环节的文件形成期抓起，才是真正意义上的从源头抓起。否则，设备档案收集齐全完整、系统准确就无从谈起。
1.2 建两级网络强化形成积累环节。一级档案网络（管理层），由技术主管部门各专业的专业工程师组成；二级档案网络（生产层），由生产一线各专业技术主管人员组成。他们既是设备文件的形成者、管理者，也是文件积累整理者——兼职档案人员。这样就形成了上下配合，左右协作、层层有人负责的设备文件形成、积累和整理归档的档案管理网络体系。这是做好机组设备档案收集工作的组织保障，也是把握设备文件来源和渠道畅通的关键环节。
因此，我们应该重新认识并重视和依靠设备文件的形成者、积累者。因为，从完整意义上讲，凡从事归档文件材料的收集（形成、积累）、整理和移交归档等工作的有关人员，他们都是档案工作者，只是分工不同而已。
1.3网上公布进度促进文件形成积累。企业各有关部门及其专业技术人员根据设备文件归档范围，结合机组设备管理和运行状况，按季度上报设备文件材料的形成和积累计划；厂部档案室根据上报计划，结合企业关于设备技改、维护或检修工作的安排，采取不定期（季度中）和定期（季度末）调查的方法，对各部门设备文件形成、积累的情况与计划进行比照，并将进度情况（于次季度初）在内网上公布，取得了明显成效。网上公布的形式既可以提高设备文件形成和积累进展情况的透明度，又可以推动有关领导、部门和专业技术人员共同来关注、开展设备文件平时收集工作，最大限度地防止应归档设备文件材料的流失，促进设备文件形成积累准确完整。
2. 深化抓"两头"，促进归档与利用良性循环。
2.1妥善处理收集与利用的关系。收集与利用是相辅相成、相互促进的。它们虽处档案管理6个环节的两头，但它们却是紧密相连档案管理循环系统的重要节点。对于这一点，档案人员应该有深入全面地认识，并在实践中予以高度的重视。当机组设备新购、更新或技改时，生产技术部门各专业人员将设备更新情况告知档案部门，档案部门则应及时提供和收集（或调整）相关科技文件；在设备到货时，采购部门及时通知档案人员会同专业技术人员参加设备开箱、移交有关设备文件，档案人员在对随机文件进行登记归档的同时，如设备安装调试即时需要使用，档案部门则现场从简办理借档手续，保证提供利用不误事，等等。如此这般操作，可以达到收集与利用的互动对接、双方满意的效果。一方面，设备档案文件收集齐全、系统、准确，可为形成者（专业技术人员）、管理者提供便捷有效地服务；另一方面，档案部门的优质服务又可以直接影响、增强形成者（第一利用者）的归档意识，促进设备文件的形成、积累和归档质量不断提高。
协调处理好设备技术文件的修改与补充归档工作，是保证设备档案完整、准确的一个重要方面。由于建立了两级档案管理网络，在机组设备更新技改过程中，有关专业技术人员能够及时对已存档的设备文件进行鉴别，对新形成的材料及时移交；档案人员即时进行调整、补充归档，并在案卷备考表中记录相关情况，保证设备档案始终反映机组设备的真实状况。
2.2采取多种措施掌握收集工作主动权。首先，要主动了解机组大小修检修计划、技改项目的批复文件、设备更新和维护的规模进度等，合理拟定设备文件收集范围；其次，根据设备文件材料形成的时间和规律，超前与相关部门及各专业技术人员（网络人员）沟通，把握文件收集的工作节奏；第三，加强平时收集工作指导。网络人员采用随时收集和定期收集相结合，档案室采取跟踪收集和上门接收相结合等措施，将设备文件材料平时收集工作落到实处；第四，应通过多种渠道、多种形式适时宣传档案工作基本知识和档案法规，不断增强全员档案意识和法制观念，促进科技文件收集和归档工作步入正常化。
3. 拓宽知识面，大力推进档案管理现代化。
3.1学习了解火电专业基础知识。火力发电厂机组设备现代化程度以及对设备档案管理的要求越来越高。作为火力发电企业的档案管理人员要加强自身素质建设，不仅要具备较强的档案管理专业知识，还应该学习了解一些火力发电厂热力系统等基础知识和生产过程，以利熟练准确地开展设备档案的分类管理和提供利用工作。因此，设备档案管理人员只有不断学习、更新相关的专业知识、拓宽知识面，提高自身的综合素质，才能做好新时期设备档案管理工作。
3.2 努力掌握现代化管理技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，大力推进档案管理现代化。企业专兼职档案人员在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识和信息技术的学习，努力掌握现代化科技手段、先进的管理方法和技能，使自己成为具备档案信息技术和网络技术的综合型管理人才。这样才能适应火力发电企业发展和档案管理现代化的需要，更好地为企业经营生产服务。
4. 树立新观念，努力实现"零距离"服务。
4.1编研成果送到手，提供利用无间道。搞好设备档案编研的关键在于适用。为此，档案人员需要广泛地听取生产技术人员的意见，根据他们的实际需求合理选题，采取征编结合的方法，通过对室藏档案信息进行筛选、归纳、综合、摘编等方法编制多种适用的设备档案参考资料，印发放给相关领导和生产技术人员人手一册，便可实现"近距离"服务。例如印发《历年设备更新和技改情况摘编》、《设备检修手册》、《电动机技术参数汇编》等。编研成果可以使有关设备档案信息更加系统、精练和实用。因此，从实际出发开发档案资源，有针对性的编制印发专题档案参考资料和检索工具，可以将"死"档案变成"活"信息，缩短查阅档案的"时空"距离，提高查找利用设备档案的效率。
4.2 改变传统旧习惯，网上服务"零距离"。档案人员要从思想上树立高度的服务观念，必须打破传统的"看摊守库"、"坐等上门"的旧观念和旧习惯，改变单一的被动服务局面。档案室人员应经常到生产技术部门与设备技术人员沟通了解机组设备运行的状况，掌握不同岗位的生产技术人员对设备档案的需求和利用规律，以制定具体的主动服务方向和措施，不断提高超前服务、跟踪服务的水平。与此同时，档案部门应充分运用和发挥档案管理系统功能，加快档案数字化步伐，运用现代信息化技术提供远程服务，利用网上查找方便、信息量大传递速度快的优势，实现设备档案信息资源共享，使利用者网上查获档案信息更加便捷。
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