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关于以“件”为单位档案整理的几点想法
发布时间：2011-12-25 【关闭】
以“件”为单位整理档案是档案工作朝着标准化、现代化、科学化方向迈进的一项重大举措，既简化了档案整理程序，又便于对档案进行保密和到期鉴定。随着《归档文件整理规则》（DA/T22-2000，以下简称《规则》）颁布实施多年，在实际工作中，也出现了一些新的问题与争议，亟待明确一定的操作标准，进一步规范档案按“件”整理工作。
一、关于每“件”档案页数的确定
近年来，淮安市档案馆在接收档案过程中发现：立档单位档案室对每件档案不再编写页码，只是在档号章的栏目内填写该件档案的总页数。这种不编页码的做法直接给日后档案管理与利用带来一定负面影响：一是在馆藏档案例行检查中，如果发现某件档案缺失页数，无法确定具体是哪些页，只能从档案内容上作逻辑判断，不够科学准确；二是档案全文数字化加工过程中，需将每件档案拆开，逐页全文扫描，稍有偏差，便无法直观判定是否所有页面已作处理，且不易发现扫描后档案重新装订中出现的倒页、缺页现象；三是在档案提供利用过程中，无法在利用证明章上准确填写复印档案实体的具体页数，导致提供利用不够严谨细致。
（档案利用证明章式样）
有鉴于此，尽管相关档案整理规范中未明确规定以“件”为单位整理档案是否应编写页码，但从具体工作实践看，编写页码不仅重要，而且必要。
根据《规则》及《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》规定，总页数为每件归档文件中有图文页面的总数，空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应为各部分页数相加总和。
通常情况下，以“件”为单位的档案页码构成有4种形式：①单份文件作为一件时，文件本来就有页码的；②单份文件作为一件时，没有页码的；③来往文书、正文与定稿作为一件的，每份各自编页码的；④数件相关连内容组成一个事由为一件的，每份各自编页码的。
为便于管理和利用，我们应该明确以“件”为保管单位的档案，对于单份文件作为一件时，若文件本来就有页码的，可不另编页码；单份文件作为一件没有页码或来往文书、正文与定稿作为一件处理的，统一编写页号。凡有图文的页面都有要用铅笔编写页码，正面编在右上角，反面编在左上角。
二、关于每“件”档案内容的界定
《规则》明确要求：一般以每份文件为一“件”。文件的正本与定稿为一“件”；正文与附件为一“件”；原件与复制件为一“件”；转发文件与被转发件为一“件”；会议记录一本为一“件”；介绍信存根一人为一“件”；成套的会议材料各自为“件”；重要文件的正文与历次修改稿可各自为“件”；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸合为一“件”；正文与文件处理单为一“件”（处理单不应编页码）；来文与复文（指请示、报告、批示、函与复函）可为一“件”；经过若干环节、层次办理的事文、复文超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一“件”；报表、名册、图册等文件按其原来的装订方式，一册（本）为一“件”；报表式样同一的，以一定的单位组合，可装订在一起为一“件”。
归档文件按“件”装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无需保留的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册的不拆钉的可保持原貌不变。一个立档单位的装订方式应相对统一。
三、关于卷盒脊背和档号章栏目的填写
以“件”为保管单位的档案进馆前，卷盒脊背需用铅笔标识。档案进馆后，由档案馆工作人员在卷盒脊背相应栏目上加盖“永久”、“长期”、“30年”印章（原“长期”保管期限为50年）。“永久”章印油用红色，“长期”和“30年”章印油用蓝色，便于和我馆馆藏档案保管形式保持统一（现有馆藏档案永久期限用的是红标签、长期用的是蓝标签）。
盒内文件由立档单位档案室在档号章内填写相关栏目，具体为：年代、保管期限、件号、页数、机构（或问题），前四项为必填项目。年代，填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必另加“年”字。保管期限，国家档案局8号令颁发前形成的档案填写“永久”、“长期”；之后形成的档案填写“永久”、“30年”、“10年”。件号，每一年度“永久”、“30年”、“10年”档案各编一个流水号。全宗号，由档案馆工作人员在档案进馆时填写。
档号章用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件办阅单随同归档时，可盖在办阅单上，以保持档案原貌。进馆前，档号章内各栏最好使用铅笔填写，因为《规则》颁布实施前以“卷”为保管单位的档案，封皮内容如填写错误，修改时涂抹的只是案卷封皮，不影响档案的原始面貌。现在档号章直接盖在档案上，一些栏目内容如有修改，会直接对档案产生破坏。
四、关于卷盒内放置盒内文件目录的问题
按照《规则》的制定思想，档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。提供利用时，档案人员是根据归档文件目录按照“全宗、年度、保管期限、机构（问题）、件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上的起止件号找到相应档案盒，抽取需要的实体。因此，《规则》没有明确要求在盒内放置目录。但从具体实践来看，这种做法有待商榷，不放置盒内文件目录，不利于在脱离总目录的情况下准确核查盒内档案完整情况，给档案日常保管利用带来一定的安全隐患。
我们主张，从有备无患的角度考虑，所有以“件”为单位的进馆档案，每一卷盒内必须放置一份盒内文件目录，方便日后检查、利用。
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